Firma AdıKullanım
Kılavuzu
Proje Yönetim Sistemi'nde belge açmaktan hakedişe, puantajdan maliyete kadar her işin nasıl yapıldığı. Her sayfa tek bir konuyu anlatır.
- Belge türü
- 25
- Bölüm
- 8
- Okuma süresi
- 15 dk
Bu kılavuzda
Bir bölüme dokunarak doğrudan gidebilirsiniz. Alttaki çubukta bölümler arasında da atlayabilirsiniz.
Göreviniz ne, neyi okumalısınız?
Herkes “Başlarken” ve “Belgeler ve onay” bölümlerini okusun. Ekranınızda görmediğiniz menü ve düğmeler, görevinizin yetkisi dışındadır.
Başlarken
Giriş, şifre, telefona kurulum ve ekranın genel düzeni.
- İlk giriş üç adım sürer
- Telefonunuza uygulama olarak kurun
- Pano: işinizin özeti tek ekranda
İlk giriş üç adım sürer
- 1E-postanıza bakın
Sistem Yöneticisi hesabınızı açınca geçici şifreniz e-postayla gelir.
- 2Giriş adresini açın
Size verilen adreste e-posta adresiniz ve geçici şifrenizle giriş yapın.
- 3Kendi şifrenizi belirleyin
En az 10 karakter; en az bir harf ve bir rakam.
Şifrenizi unutursanız giriş ekranındaki “Şifremi unuttum”u kullanın. Arka arkaya 5 hatalı deneme hesabı 15 dakika kilitler.
Telefonunuza uygulama olarak kurun
Kurulunca uygulama simgesi ana ekrana gelir, tam ekran açılır ve güncellemeleri kendiliğinden alır.
- Sisteme girin
- Menü → “Uygulamayı telefona yükle”
- “Yükle”ye dokunun
- Düğme yoksa Chrome ⋮ menüsü → “Uygulamayı yükle”
- Sisteme Safari'den girin
- Alttaki Paylaş simgesine dokunun
- “Ana Ekrana Ekle”yi seçin
- Simgeye dokunarak açın
Sistem internet ister; bağlantı yokken “Bağlantı yok” sayfası çıkar.
Pano: işinizin özeti tek ekranda
Rakamların çoğuna tıklayınca ilgili listeye gidersiniz. Menüdeki kırmızı sayı, sizi bekleyen belge sayısıdır.
Onayınızı bekleyen belge, sıradaki iş ve kritik uyarı sayısı; hızlı kısayollar.
Sözleşme, hakediş, maliyet, tahmini kâr, 30 günlük tahsilat ve ödeme (yetkililere).
İlerleme çubuğu; üzerindeki çizgi bugünkü plandır. Çizginin gerisi = plan gerisi.
Geciken işler, vadesi geçen alacaklar, bütçe aşımı, minimum stok. Kırmızılar önce.
Belgeler ve onay
25 belge türünün hepsi aynı şekilde açılır, kaydedilir ve onaya gider.
- Belge açmak ve onaya göndermek
- Belgedeki diğer düğmeler
- Onaylamak ve reddetmek
- İş vermek ve takip etmek
Belge açmak ve onaya göndermek
- 1Yeni Belge
Arayın ya da kategoriden simgeye dokunun. Simgenin üzerinde bekleyince onay sırası görünür.
- 2Şantiyeyi seçin, doldurun
Belge bir sözleşmeye aitse “Sözleşme”yi de seçin; o zaman yalnız o sözleşmenin yetkilileri görür ve onaylar. Yıldızlı alanlar zorunlu. Gri alanlar (tutar, KDV, toplam) kendiliğinden hesaplanır. Malzeme adını yazmaya başlayın; Türkçe karakter, kelime sırası ya da piyasa adı (ör. “ytong”, “vibratör”) fark etmez, listeden seçince kod ve birim dolar. Listede yoksa adı yazıp geçin; depo kartını açar.
- 3Taslağı kaydet
Belge numarası ilk kayıtta verilir (ör. S01-MT-0012). Taslak yalnız sizde görünür.
- 4Onaya gönder
Sıradaki onaylayıcıya e-posta gider. “Onay Akışı” bölümü belgenin kimde olduğunu gösterir.
Belgedeki diğer düğmeler
Fotoğraf, PDF, Excel. Dosya başına 4 MB, belge başına 30 dosya. Onaydan sonra eklenemez.
Firma başlıklı, onay alanları dolu çıktı; yazdırmak ya da e-postayla göndermek için.
Aynı türde yeni belgeyi bu belgenin içeriğiyle başlatır. Tekrar eden talepler için.
Henüz kimse onaylamadıysa geri çekip düzeltirsiniz.
Onaylanan belge kilitlenir. Reddedilen belge size döner; gerekçeyi okuyup düzeltin ve yeniden gönderin.
Onaylamak ve reddetmek
Onayınızı bekleyen her belge için e-posta gelir; belgeler Pano'daki “Onayımı bekleyenler” listesinde de durur.
- 1Belgeyi açın
İçeriği ve ekleri kontrol edin.
- 2Onayla
İsterseniz not yazın. Belge sıradakine geçer; son onayla kilitlenir.
- 3Reddet
Red gerekçesi zorunludur. Belge hazırlayana döner.
Belgeyi onay sırasındaki bir yönetici hazırladıysa altındaki şef/müdür adımları atlanır (Depo, İSG, Kalite gibi birim kontrolleri atlanmaz). Bir adımda atanmış kimse yoksa belge üst adıma, hiç kimse yoksa Genel Müdür'e geçer. Son onay her zaman başka birinden alınır. Onaylanan talep ve siparişlerin sonraki adımı “Sıradaki işlerim”e düşer.
İş vermek ve takip etmek
Şef ve müdürler, kendi kademelerinin altındaki kişilere iş verir: GM müdüre, müdür şefe, şef ekibine. Menüde “İşler”.
- 1İş ver
“+ Yeni iş ver”: şantiye (gerekirse sözleşme), kişi, iş, termin, öncelik ve fotoğraf. Kişiye e-posta gider.
- 2Yapan bildirir
“İşe başladım”, iş bitince “Tamamlandı”. Bittiğini gösteren fotoğrafı ekleyin.
- 3Veren kontrol eder
“Kontrol ettim, kapat” ya da nedenini yazıp “Geri gönder”. İş ancak böyle kapanır.
Termini gelen ve geçen işler her sabah e-postayla hatırlatılır. DÖF, toplantı ve iş kazası belgelerindeki faaliyet satırları belge sayfasından tek tıkla işe dönüştürülür.
Satın alma ve depo
Talepten teslimata her adım bir öncekinden bilgi alarak açılır; yeniden yazmak gerekmez.
- Onaylanan talep ya depodan karşılanır ya da satın almaya gider
- Depo stok kendini günceller
Onaylanan talep ya depodan karşılanır ya da satın almaya gider
Onaylanan belgenin altındaki düğme bir sonraki belgeyi hazır açar.
Aynı talepten ikinci teklif karşılaştırması açılamaz. Kısmi teslimde kalan miktar takip edilir; siparişten fazlası kabul edilemez.
Depo stok kendini günceller
Stok elle girilmez: onaylanan malzeme kabulü stoğu artırır, depo çıkışı azaltır.
Malzemeye tıklayınca tüm giriş ve çıkışlar belge numaralarıyla görünür.
Malzeme Kartları sayfasında formlarda karta uymadan yazılmış adlar toplanır: tek tıkla kart açın, önerilen karta bağlayın ya da yok sayın. Farklı adlarla yazılan aynı malzeme birleşir.
Kartta minimum stok tanımlayın; altına inince Pano'da uyarı çıkar.
Kabul girilmeden çıkış yapıldığını gösterir. Eksik kabulü girin.
Puantaj
Şantiye personelinin günlük devamı; kendi personelimizin işçiliği maliyete yazılır.
- Önce personel kartları
- Günlük giriş, telefondan bir dakika
- Aylık çizelge ve işçilik tutarı
Önce personel kartları
Puantaj → Personel → “+ Personel ekle”. Kartı puantaj tutanlar ve İdari İşler açar; yevmiyeyi yalnız ücretleri görebilenler girer. İşten ayrılan silinmez, “Ayrıldı” olarak işaretlenir.
- Ad soyad, görevi, telefonu
- Brüt yevmiye
- İşçilik maliyet kodu
- Puantajı proje maliyetine yazılır
- Ad soyad, görevi
- Taşeron firma adı
- Yalnız devam takibi
- Maliyeti taşeron hakedişinden gelir
Günlük giriş, telefondan bir dakika
- 1Günlük giriş
Bugünün tarihiyle açılır; okla geçmiş güne gidebilirsiniz.
- 2Hızlı doldurun
“Önceki gün gibi” ya da “Boşları tam gün yap”, sonra yalnız farklı olanları düzeltin.
- 3Mesaiyi yazın
Fazla mesai saatini kişinin satırına girin.
- 4Puantajı kaydet
Turuncu çizgili satırlar henüz girilmemiş kişilerdir.
Aylık çizelge ve işçilik tutarı
Kişi × gün renkli tablo; toplamlar ve Excel çıktısı maaş hazırlığı için. Gün başlığına tıklayınca o günün girişi açılır.
- Rapor ve devamsızlık ödenmez.
- Tutar maliyet takibi için tahmindir; SGK işveren payı dahil değildir, bordronun yerine geçmez.
- Yevmiye ve tutarları yalnız maliyeti görebilenler ve Personel birimi görür.
Projeler
Sözleşme, keşif, iş programı, işveren hakedişi ve nakit akışı proje sayfasında.
- Bir projeyi dört adımda kurun
- Sözleşmeler ve keşif
- İş programı ve ilerleme
- İşveren hakedişi
- Nakit akışı
Bir projeyi dört adımda kurun
- 1Sözleşmeler
Sözleşme bilgileri ve keşif listesi. Bir şantiyede birden fazla sözleşme olabilir.
- 2İş programı
Keşiften önerilen kalemlerle oluşturun ya da MS Project / Excel'den yükleyin.
- 3Bütçe
Proje Maliyeti sayfasında maliyet kodlarına bütçe girin.
- 4Hakediş ve tahsilat
İmalat ilerledikçe işveren hakedişi açın; para gelince tahsilatı işaretleyin.
Sözleşmeler ve keşif
Teknik Ofis, Proje Müdürü ve Genel Müdür girer; son onay Genel Müdür'de.
Kaba inşaat, ince işler, peyzaj… Her birinin bedeli, tarihleri, oranları ve ödeme vadesi ayrı.
Poz, tanım, birim, miktar, birim fiyat, maliyet kodu. Excel şablonuyla yüklenir.
Tüm sözleşmelerin bedeli, ek işi, hakedişi, tahsilatı ve açık alacağı tek tabloda.
Onaylanan Ek İş Talebi, bağlı olduğu sözleşmenin bedelini artırır.
Sözleşmeyi ve keşfi Teknik Ofis, PM ya da GM girer. GM dışında biri kaydedince sözleşme GM onayına düşer; onaylanana kadar hakediş ve ek iş açılamaz. Onaylı sözleşmedeki değişiklik yeniden onaya gider.
İş programı ve ilerleme
- 1Oluştur ya da yükle
MS Project'te Dosya → Farklı Kaydet → XML; ya da Görev Adı, Başlangıç, Bitiş sütunlu Excel.
- 2İlerleme gir
Şantiye Şefi kaydırma çubuklarıyla her kalemin yüzdesini girer.
- 3Gecikmeyi izleyin
Planın 10 puandan fazla gerisindeki kalem kırmızı olur ve Pano'ya düşer.
İşveren hakedişi
Teknik Ofis, Proje Müdürü ya da Genel Müdür açar; onay sırası Teknik → PM → GM.
- 1+ Yeni hakediş
Hakedişler sekmesinde ilgili sözleşmenin düğmesine basın.
- 2Yalnız bu dönemi yazın
İlk hakediş keşiften dolu gelir; sonrakiler önceki kümülatifi devralır.
- 3Gerisi otomatik
KDV, tevkifat, teminat ve net tutar hesaplanır; onaya gönderin.
Hakediş yalnız GM onaylı sözleşmeye açılır; bir sözleşmenin önceki hakedişi onaylanmadan yenisi açılamaz. Yeni Belge'den açılan hakedişte sözleşme seçilince keşif kendiliğinden gelir. Taşeron hakedişi de aynı mantıkla çalışır.
Nakit akışı
Onaylanan belgelerin beklenen tahsilat ve ödemeleri vadesine göre kendiliğinden listelenir.
Para hareket edince satırdaki düğmeye basın (Muhasebe, GM).
Kısmi tutar ya da avans, teminat iadesi gibi belgesiz hareketler.
Gerçekleşen, beklenen ve iş programına göre gelecek hakediş tahsilatı.
Tahsil edilmemiş vadeli alacak Pano'da kırmızı uyarı olur.
Maliyet ve muhasebe
Harcamalar onaylanan belgelerden kendiliğinden oluşur; elle maliyet girilmez.
- Proje maliyeti: bütçe ile gerçekleşen yan yana
- Muhasebe programına aktarım
Proje maliyeti: bütçe ile gerçekleşen yan yana
Maliyet kodu ağacında her kalem için bütçe, gerçekleşen, açık taahhüt ve kalan. Tutarlar KDV hariç.
Alt kodlara tutar yazın ya da “Bütçe şablonu (Excel)” ile yükleyin.
Kabul edilen malzeme, taşeron hakedişi, makine kirası, puantajdan işçilik.
Onaylı siparişlerin henüz teslim alınmamış kısmı.
Belgelerde kodu seçin; kodsuz harcama “atanmamış” satırında toplanır.
Muhasebe programına aktarım
Yönetici, Genel Müdür ve Muhasebe kullanır. Yalnız onaylanmış belgeler aktarılır.
- 1Dönemi seçin
Şantiye ve tarih aralığını seçip “Uygula”; satır ve tutarları önizleyin.
- 2Excel dosyasını indir
Alış, taşeron hakedişi, makine, işveren hakedişi, tahsilat/ödeme ve cari listesi ayrı sayfalarda.
- 3Programa alın
Logo, Netsis ya da Mikro'nun Excel'den aktarım aracında sütunları bir kez eşleştirin.
Yönetim
Yalnız Sistem Yöneticisi için. Her değişiklik Denetim Kaydı'na yazılır.
- Yönetim ekranları
Yönetim ekranları
Yeni kullanıcı, şantiye ya da sözleşme bazında görev, şifre sıfırlama, oturum kapatma, pasife alma. Sözleşmeye atanan kişi yalnız o sözleşmeyi görür ve onaylar.
Kendi görevlerinizi ekleyin; onay verebilir mi, maliyet görür mü seçin.
Kod (belge numarasında kullanılır), ad, şehir, işveren.
Belge türü başına onay sırası; yeni gönderilen belgelere uygulanır.
3 seviyeli 219 hazır kod; ekleyin, düzeltin, pasife alın.
Unvan, adres, vergi bilgisi; PDF başlıklarında kullanılır.
Sık sorulan sorular
Bir menü ya da düğme bende görünmüyor.
Göreviniz o işe yetki vermiyordur ya da o şantiyede tanımlı değildir. Sistem Yöneticisi'nden görev atamasını isteyin.
Onaylanmış bir belgede hata var.
Onaylanan belge kilitlidir. “Kopyala” ile doğrusunu açıp onaya gönderin; yanlış belgeyi Sistem Yöneticisi'ne bildirin.
Onaya gönderdim, yanlış yazdığımı fark ettim.
Henüz kimse onaylamadıysa “Taslağa geri al” ile çekin. Onayladıysa reddetmesini isteyin.
E-posta gelmedi.
Gereksiz klasörüne bakın, sistemin gönderen adresini güvenilir gönderenlere ekleyin. Bekleyen işler her zaman Pano'da görünür.
Depoda bir malzeme eksiye düştü.
Kabul girilmeden çıkış yapılmıştır ya da malzeme farklı adla yazılmıştır. Kabulü girin; kalemi “Karta bağla” ile birleştirin.
Tahmini kâr görünmüyor.
Projenin bütçesi ya da maliyet hareketi yoktur. Proje Maliyeti'nden bütçe girin.
Yeni işveren hakedişi açamıyorum.
Aynı sözleşmenin önceki hakedişi onaylanmamıştır ya da ilk hakediş için keşif listesi boştur.
İnternet yokken puantaj girebilir miyim?
Hayır. Bağlantı gelince aynı günün ya da geçmiş günlerin puantajını girebilirsiniz.
Bir sorun ya da öneriniz mi var?
Ekranın görüntüsünü alın, hangi sayfada ne yaptığınızı kısaca yazıp Sistem Yöneticisi'ne iletin. Sistem sahadan gelen geri bildirimlerle geliştiriliyor.